年終經(jīng)銷商大會組織召開工作，我把他分為兩大部分：組織與創(chuàng)新 　　 

1、組織：　

如何安全、順利的組織一場大型的經(jīng)銷商會議，必須放到第一位，畢竟參會人數(shù)眾多，很多企業(yè)的會議又是在外地召開，且參會經(jīng)銷商與企業(yè)間的關(guān)系并不是正式層級管理關(guān)系，加上參會人員大多相互不是太熟，這都給經(jīng)銷商會議組織工作帶來了難度。那么，我們所要做的就是把這些難點分解，形成諸多明晰的控制節(jié)點，再逐一安排人員和組織做到每個節(jié)點受控，難題就會迎刃而解，大致操作如下： 　　 

1.1確定目的：　

年終經(jīng)銷商大會召開，必定要首先確定召開的目的，是政策宣貫為主，還是新品發(fā)布為主？是強(qiáng)鼓舞氣為主，還是強(qiáng)調(diào)營銷策略？這是個首先需要定性的工作。 　　 

1.2費用預(yù)算：　

根據(jù)所確定的目的，來編制財務(wù)預(yù)算，本次會議大約需要多少經(jīng)費，需要明確，因為這個直接關(guān)系到后期執(zhí)行操作的諸多層面，我們在做活動策劃設(shè)計與執(zhí)行時，考慮這些項目是否可以策劃時，首要依據(jù)還是費用是否可以支持。比如：想邀請某些大腕出場、租用的星級酒店場地等等都與費用息息相關(guān)。 　　 

1.3地點：　

地點的選擇大體可以分為兩個層面，即城市與召開場地，當(dāng)然，這個除了跟預(yù)算有關(guān)系外，還需要考慮品牌調(diào)性、營銷策略、新產(chǎn)品定位于特質(zhì)能因素。 　　 

選擇城市就要考慮城市的調(diào)性與特質(zhì)，屬于大環(huán)境，比如選擇井岡山和深圳招開，那傳遞的信息和體驗感受必定不同，井岡山是土地革命初期中國工農(nóng)紅軍革命遺址最集中的地方，必定傳遞著紅色氣息，如果會議目的是強(qiáng)化鼓舞士氣，發(fā)揚革命精神的，無疑是個不錯的選擇；而深圳則強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代氣息，開放自由。還有些企業(yè)選擇國外某個城市，當(dāng)然也是考慮國家和具體城市的調(diào)性和特質(zhì)。 　　 

召開場地的甄選則是選擇小環(huán)境，一般備選的有政府招待酒店、涉外商務(wù)性酒店、風(fēng)景區(qū)內(nèi)田園山莊，或者出海油輪、航母、泰山帶有商務(wù)娛樂性功能的場所等，都是需要根據(jù)會議目的，來選擇與其配套的會場特質(zhì)。如同企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張了，可以選擇深圳沙頭角的明思克號航空母艦來召開年會，旨在體現(xiàn)企業(yè)規(guī)模同時，還具有經(jīng)銷商同船出征，并肩作戰(zhàn)的寓意。 　　 

1.4時間：　

什么時候召開要盡早確定，召開時間一般提前一個月確定為好。因為召開時間直接牽涉后期諸多工作的開展。如酒店賓館的會議室、房間預(yù)訂，會場的現(xiàn)場設(shè)計與布置，以及經(jīng)銷商的車船行程都需要提前通知。并且時間提前確定，還會有利于場地價格的選擇和談判。另外時間的選擇盡量錯開大型節(jié)假日、當(dāng)?shù)靥厥夤?jié)假日（有針對性的選擇參加另當(dāng)別論），避免交通、服務(wù)等諸多不便。如果有邀請政府領(lǐng)導(dǎo)出席的會議，還需注意盡量不要選擇周六至周一期間召開，因為領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心也不愿自己的周末時間被占用，并且周一一般也是政務(wù)較忙的日子，如果選擇周一召開，或許就有被拒絕的可能！ 　 

1.5工作成員分組：　

當(dāng)前面的要素都確定后，就需要來確定人員了，操作模式一般會有三種：外腦全盤操作、內(nèi)部人員全部擔(dān)當(dāng)、以及內(nèi)外人員結(jié)合。會議規(guī)模較大的或者企業(yè)本身人員結(jié)構(gòu)不足以勝任的，可以找專業(yè)外援外腦來完成會議組織，這個模式往往企業(yè)比較輕松，可以把主要精力放在會議的內(nèi)容和議程上來，不過要注意考核外腦的實操能力，以及要多溝通，以免出現(xiàn)不可挽回的局面。但事實上往往很多企業(yè)選擇內(nèi)外結(jié)合的模式來組織，這種模式比較放心，且費用相對全部外包會便宜不少。 　　 

選擇確定人員組織模式后，接下來就要按照現(xiàn)代管理學(xué)中PDCA戴明環(huán)的模式，進(jìn)行會議項目組織的組件工作了，首先我會確定項目總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)總協(xié)調(diào)與推進(jìn)工作，然后按會議召開需求進(jìn)行板塊小組的劃分，如同切割蛋糕一樣，再確定各小組的職責(zé)、具體事務(wù)、小組第一負(fù)責(zé)人、小組成員。選擇企業(yè)內(nèi)部人員自行組織操作會議的企業(yè)，小組負(fù)責(zé)人需要有實操經(jīng)驗。具體小組一般劃分為（名稱自擬）： 　　 

接待組：會議日程、通知接送、報道接待、就餐住宿、票務(wù)、保險、醫(yī)務(wù)　

會議組：會議議程、稿件籌備、會議主持、媒體傳播　

活動組：頒獎、產(chǎn)品發(fā)布、演出、旅游、拓展等組織　

現(xiàn)場組：物料設(shè)計、現(xiàn)場布置、影視資料編輯、影音執(zhí)行 　　 

每個小組負(fù)責(zé)人需要按照主要職責(zé)，表格化詳細(xì)分解小組詳細(xì)工作，并標(biāo)注執(zhí)行人、到位時間和達(dá)到的效果。如現(xiàn)場組： 　　 

接待大廳：接待背景設(shè)計、簽到桌擺放、指引導(dǎo)視稿件設(shè)計及張貼 / 負(fù)責(zé)人 / 到位時間　

會議室：會議背景設(shè)計、演講臺鮮花、音響、無線麥、席簽 / 負(fù)責(zé)人 / 到位時間　

…　

總負(fù)責(zé)人則要不定期召集各小組組長探討本小組以及其他小組之間的事務(wù)是否有漏項，或者時間上的沖突等協(xié)調(diào)推進(jìn)。