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會(huì)議管理

2018-03-12 17:35 作者：張國(guó)祥 點(diǎn)擊：

一、概述

會(huì)議的作用不外乎布置工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、討論事項(xiàng)、分析問(wèn)題、研究對(duì)策，或表彰先進(jìn)、懲戒違章，一言以蔽之就是做出決策或鼓舞士氣。管理良好的會(huì)議能夠集中集體智慧、快速解決問(wèn)題、迅速推動(dòng)工作，是企業(yè)管理中最常用的方式或手段。企業(yè)會(huì)議必須有的放矢，不能議而不決，更不能決而不行。會(huì)上放空炮，說(shuō)大話，就會(huì)喪失企業(yè)決策效力，導(dǎo)致人心渙散，削弱組織活力。
一個(gè)企業(yè)每年應(yīng)該召開的會(huì)議其實(shí)是屈指可數(shù)的，固定會(huì)議除了企業(yè)的年度總結(jié)大會(huì)、半年總結(jié)會(huì)、月例會(huì)、周例會(huì)（班組有晨會(huì)或晚會(huì)）之外，其余的會(huì)議都是專題會(huì)議，或是非常規(guī)會(huì)議，也可以稱之為臨時(shí)會(huì)議。
 
二、實(shí)戰(zhàn)方法
會(huì)議管理
企業(yè)必須建立會(huì)議管理制度或者規(guī)范會(huì)議召開流程，對(duì)各類會(huì)議的主持人、參加人員、召開地點(diǎn)、會(huì)議召開時(shí)間長(zhǎng)短、會(huì)議發(fā)言順序、會(huì)議成果（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定等）做出清楚明確的界定，以確保會(huì)議召開的效率和效益。
對(duì)各種臨時(shí)會(huì)議實(shí)行申報(bào)審批制度，可以制訂《臨時(shí)會(huì)議申報(bào)審批表》，對(duì)會(huì)議召開的目的意義、參與人員、討論事項(xiàng)、解決問(wèn)題、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)等事先做出規(guī)劃，事后進(jìn)行跟蹤。讓會(huì)議主持人或召集人做到開會(huì)有目的、有計(jì)劃、有成效。
企業(yè)必須把握一個(gè)原則：可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開。
企業(yè)如果能將會(huì)議效率與績(jī)效考核掛鉤，那將是最有效的會(huì)議管理。
 
會(huì)議紀(jì)律
一方面作出明文規(guī)定，要求與會(huì)人員做到：積極準(zhǔn)備，按時(shí)出席，不遲到不早退，不無(wú)故缺席。開會(huì)時(shí)認(rèn)真聽(tīng)講，并作筆記，討論發(fā)言，深思熟慮，坦誠(chéng)直言，遇有分歧，各抒己見(jiàn)，決不強(qiáng)加于人。集體決策，求同存異，堅(jiān)持少數(shù)服從多數(shù)原則。遵守紀(jì)律，不說(shuō)與會(huì)議無(wú)關(guān)的話，不做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事。尊敬主持人、尊重不同意見(jiàn)者，不污辱同事。另一方面，會(huì)議主持人或主辦單位負(fù)責(zé)人要做好會(huì)議考勤和紀(jì)律考核，嚴(yán)格按會(huì)議紀(jì)律查處違紀(jì)行為。
 
會(huì)議主持方法
會(huì)議成敗或作用大小與主持人關(guān)系極為密切，要想會(huì)議取得成效，主持人必須做好以下工作：
事先做好規(guī)劃，確定會(huì)議主題、討論重點(diǎn)、解決途徑、發(fā)言順序，并設(shè)計(jì)好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會(huì)者會(huì)議的主題。
掌控會(huì)議進(jìn)程，啟發(fā)與會(huì)者的參與性和創(chuàng)意思維，讓會(huì)議朝有利問(wèn)題最終解決的方向發(fā)展；及時(shí)機(jī)智打斷無(wú)關(guān)會(huì)議主題的提議和發(fā)言，保持會(huì)議主題不動(dòng)搖；在會(huì)議冷場(chǎng)時(shí)，要主動(dòng)化解緊張局勢(shì)，避免陷入僵局；在會(huì)議討論熱烈時(shí)，要善于引導(dǎo)，對(duì)建議性意見(jiàn)及時(shí)給予鼓勵(lì)；注意眼觀六路、耳聽(tīng)八方，對(duì)內(nèi)向沉穩(wěn)者，主動(dòng)給予發(fā)言機(jī)會(huì)，不使每一個(gè)出席者受冷落。適時(shí)歸納總結(jié)，問(wèn)題解決了，及時(shí)宣布散會(huì)。
對(duì)超時(shí)會(huì)議必須征得全體出席人員同意方可延時(shí)，否則宣布擇機(jī)另開。
 
會(huì)議議事流程
各種例會(huì)和重大會(huì)議事先書面確定議事流程，各種臨時(shí)會(huì)議則由主持人現(xiàn)場(chǎng)把控。對(duì)于討論意見(jiàn)一致的當(dāng)場(chǎng)拍板定奪。對(duì)于會(huì)議當(dāng)天無(wú)法取得共識(shí)的話題指定專人會(huì)后擬訂方案，再約時(shí)間另議。“擇機(jī)另議”是防止“議而不決”最好的方式。
 
會(huì)議跟蹤辦法
會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)議結(jié)束后半個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到與會(huì)者手中，最好用電腦記錄同步發(fā)布到內(nèi)部局域網(wǎng)。會(huì)后主持人或指定專人做好會(huì)議跟蹤，確保會(huì)議決定事項(xiàng)得到落實(shí)。如果會(huì)議決議單一，責(zé)任主體單一，主持人跟蹤提醒即可，落實(shí)責(zé)任人完成即向主持人報(bào)告。如果會(huì)議決定事項(xiàng)過(guò)多，就有必要制訂《會(huì)議決議事項(xiàng)跟蹤卡》，列出主辦人、協(xié)助人、檢查人與完成時(shí)限，此卡一式兩份，跟蹤者與主辦人各執(zhí)一份，用于跟蹤與自我提醒，確保會(huì)議決議事項(xiàng)按期完成。各種例會(huì)召開下次會(huì)議時(shí)，主持人必須就上次會(huì)議執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，完成好壞與責(zé)任掛鉤。
 
會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要
一般企業(yè)會(huì)議下發(fā)的都是會(huì)議紀(jì)要，而不必發(fā)會(huì)議記錄。通常會(huì)議記錄盡可能詳細(xì)，會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t盡可能簡(jiǎn)潔。會(huì)議記錄作為原始資料存檔備查，會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議決議文件也要存檔。會(huì)議紀(jì)要既是推動(dòng)工作的工具，也是檢查會(huì)議執(zhí)行情況的依據(jù)。會(huì)議紀(jì)要是企業(yè)文件，會(huì)議記錄不是企業(yè)文件，它僅僅是會(huì)議紀(jì)要的依據(jù)。
會(huì)議紀(jì)要通常記錄會(huì)議概況、討論事項(xiàng)、做出決定以及貫徹要求。要求言簡(jiǎn)意賅，文字簡(jiǎn)練，用語(yǔ)準(zhǔn)確，不能模棱兩可。
 
會(huì)議時(shí)間管理方法
凡是全體員工參與的工作推動(dòng)會(huì)議，如新制度宣貫、新方案試行、新流程說(shuō)明、嚴(yán)重違紀(jì)事情的處理通報(bào)等，通常不宜超過(guò)半小時(shí)。當(dāng)然，帶有娛樂(lè)性質(zhì)的全年總結(jié)大會(huì)則又當(dāng)別論。各小組或辦公室例會(huì)（如晨會(huì)、晚會(huì)），通常不宜超過(guò)五分鐘。跨部門的晨會(huì)也以一刻鐘為宜。部門周會(huì)也以半小時(shí)最多不超過(guò)一小時(shí)為宜。筆者主張“大會(huì)半小時(shí)、例會(huì)五分鐘”是從最短時(shí)間上講的，僅供參考，具體到各自的企業(yè)，還得因企業(yè)而異?？偟脑瓌t就是會(huì)議言之有物，能夠幫助或推動(dòng)工作更好進(jìn)行。
 
專題會(huì)議準(zhǔn)備流程
專題會(huì)議往往著眼于新情況新問(wèn)題的商討解決，成敗關(guān)鍵在準(zhǔn)備是否充足。如確定會(huì)議主題、確定參加人員，預(yù)估討論時(shí)間，預(yù)算會(huì)議開支，準(zhǔn)備主題報(bào)告，確定開會(huì)地點(diǎn)、確定開會(huì)時(shí)間，并有足夠時(shí)間通知參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。專題會(huì)議的召開應(yīng)該是“萬(wàn)事俱備、只欠東風(fēng)”，這里的“東風(fēng)”就是組織會(huì)議召開。如果不進(jìn)行充分準(zhǔn)備，臨時(shí)通知一群人員開會(huì)，往往事與愿違，達(dá)不到會(huì)議效果。
專題會(huì)議準(zhǔn)備工作可參見(jiàn)后面的《專題會(huì)議組織流程圖》和《專題會(huì)議通知單》。
 
重大會(huì)議籌備方法
企業(yè)的重大會(huì)議，如年度總結(jié)大會(huì)、經(jīng)銷商大會(huì)（新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)）、供應(yīng)商墾談會(huì)等等，必須至少提前一至二個(gè)月進(jìn)行籌備。企業(yè)要成立大會(huì)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)秘書組、會(huì)務(wù)組、接待組、禮品組、酒店組（安排食宿）。秘書組和會(huì)務(wù)組先行成立，進(jìn)行會(huì)務(wù)籌劃、文案寫作，邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓，其他小組可以后期成立，但必須在會(huì)前一周將會(huì)務(wù)人員全部培訓(xùn)到位，讓每一位會(huì)務(wù)人員明確各自職責(zé)，清晰會(huì)議流程。
 
三、參考案例
略

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