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這樣優(yōu)化流程圖,員工個(gè)個(gè)表示贊同!——零星采購流程圖優(yōu)化紀(jì)實(shí)

2014-10-28 11:36 作者:張國祥 點(diǎn)擊:

這樣優(yōu)化流程圖,員工個(gè)個(gè)表示贊同!——零星采購流程圖優(yōu)化紀(jì)實(shí)

作者:張國祥
2014年10月27日
前天參加聯(lián)創(chuàng)世紀(jì)公司化運(yùn)作系統(tǒng)班寧波學(xué)員企業(yè)參訪后,我應(yīng)聯(lián)創(chuàng)寧波公司總經(jīng)理靖明洲的請(qǐng)求,到公司化運(yùn)作系統(tǒng)班第四期學(xué)員金鳥服飾指導(dǎo)員工學(xué)畫流程圖。原定半天時(shí)間指導(dǎo),由于員工們沒有接受流程管理理念與方法的培訓(xùn),對(duì)此很有抵觸情緒。我只好先作理念闡述和觀念引導(dǎo),不知不覺十一點(diǎn)半到了,我開始講解流程圖設(shè)計(jì)方法。我以報(bào)銷流程圖為例教會(huì)了全體到場(chǎng)員工如何畫流程圖。再看手表,時(shí)間已經(jīng)過了十二點(diǎn)半。我征求意見:大家還有什么要求馬上提出來,第一個(gè)提的我今天全力以赴,后邊提的我只能以后回答或滿足。話音未落,企業(yè)落地師仇丹丹第一個(gè)舉手發(fā)言:“張老師再教我們優(yōu)化一個(gè)零星采購流程圖吧,我和大家包括采購員在內(nèi)對(duì)零星采購工作頭疼死了!”
我本想征求大家意見“是吃飯后再來還是優(yōu)化后再去吃飯”,沒想到仇丹丹話一出口,竟然贏得了大家熱烈的掌聲!我請(qǐng)?jiān)谧牟少弳T介紹自己目前零星采購的做法。
財(cái)務(wù)經(jīng)理搶先發(fā)言:他總是不按流程走,搞得我們?nèi)胭~很被動(dòng),沒有入庫出庫手續(xù),沒有發(fā)票……
采購員打斷說:今天突然一個(gè)緊急小額采購、明天下班又加一個(gè)“晚上不買回來明天就交不了貨”的更緊急采購,數(shù)量不多、數(shù)額不大,在公司借款就煩死了,找經(jīng)理簽字、找會(huì)計(jì)復(fù)核,如果老板不在,就借不到錢。即使錢借到手了,別人又不送貨上門,自己跑出去,不堵車還好,遇上堵車貨買到了也趕不回來。零星采購誰給你開發(fā)票?不信,你們?nèi)ヒl(fā)票試試?
生產(chǎn)人員也發(fā)話了,臨時(shí)采購經(jīng)常影響我們交貨。大家七嘴八舌地報(bào)怨、訴苦、介紹。我很快了解到了采購現(xiàn)狀:零星采購毫無計(jì)劃,而且申請(qǐng)人分散即辦公室任何員工隨時(shí)都可能提出零采申請(qǐng)——而且一提出來就要求馬上送到自己手上。此其一。第二呢,每次零星采購都要借款。借款不多,五百至一千元之間,借款必須老板批準(zhǔn)——而老板并不是全天候在公司。而公司借款流程是先財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、會(huì)計(jì)復(fù)核,然后老板簽字,才能找出納借錢。
我綜合匯總后,試探性地提出了一個(gè)建議:給采購員三千元零星采購周轉(zhuǎn)金,年初借年底還,平時(shí)零星采購不借款,零星采購金額達(dá)到一千或二千,采購員就整理單據(jù)找會(huì)計(jì)直接報(bào)銷。財(cái)務(wù)經(jīng)理第一個(gè)表示贊同。如何整理單據(jù)呢?采購員每次零星采購的物料物品交使用人簽收,采購員每周或集中一定金額后到倉庫一次性辦理虛擬入庫出庫手續(xù)。倉庫管理員見到使用人簽收的單據(jù)辦理入庫出庫手續(xù)。采購員零星采購的物料物品只要有入庫出庫單,會(huì)計(jì)復(fù)核無誤制作報(bào)銷憑證,出納實(shí)報(bào)實(shí)銷。
“萬一采購員作弊怎么辦?”我自問自答,“一旦發(fā)現(xiàn)弄虛作假,見一罰十,而且開除處理,倉庫管理員、出納、會(huì)計(jì)都有權(quán)力查詢零采物料物品來龍去脈,也可抽查使用人”。
當(dāng)我們把這些大家討論認(rèn)可的做法用流程圖表示出來以后,財(cái)務(wù)李經(jīng)理第一個(gè)表示:以后就這樣做!出納小仇說,我百分之百贊同!零星采購借款太占用我時(shí)間了。采購員薛先生說:按張老師的這個(gè)流程圖做事,我一個(gè)月至少要省一周時(shí)間!我了解他的月薪之后告訴大家:每月一千五百元的人工成本就省出來了!
財(cái)務(wù)李經(jīng)理說:何止一千五?我們好多人都解放了!全公司核算這個(gè)流程一月節(jié)省一萬五千元都不止。全體在場(chǎng)員工以熱烈的掌聲表示贊同。我也再一次感受到分享的樂趣。
優(yōu)化流程,給員工帶來方便、節(jié)省時(shí)間、提高效率、減少扯皮,員工哪有不贊同的呢?
自己不懂流程,或者把流程圖搞得復(fù)雜難懂,讓員工被流程綁住“手腳”,他們?cè)趺磿?huì)贊同呢?看看金鳥員工從反對(duì)到接受只用了五個(gè)小時(shí):上午八點(diǎn)到開始至中午一點(diǎn)半結(jié)束。
附:金鳥零星采購流程圖

Tags:優(yōu)化 流程圖 員工 贊同 零星采購

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