項目導(dǎo)入前的流程現(xiàn)狀評估方法
核心提示:流程是企業(yè)管理中普遍存在的現(xiàn)象,有無自覺梳理、統(tǒng)一管理則又當(dāng)別論。不能因為企業(yè)沒有開展流程管理,就說企業(yè)沒有流程;更不能因為沒有流程圖,就斷然下結(jié)論,說這家企業(yè)沒有流程。
流程是企業(yè)管理中普遍存在的現(xiàn)象,有無自覺梳理、統(tǒng)一管理則又當(dāng)別論。不能因為企業(yè)沒有開展流程管理,就說企業(yè)沒有流程;更不能因為沒有流程圖,就斷然下結(jié)論,說這家企業(yè)沒有流程。流程管理理論自其誕生之日起,就一直宣稱是流程重組或企業(yè)再造,如果本身不存在的東西是無法重組或再造的。因此,進行流程管理之前,企業(yè)或項目專家必須對現(xiàn)有流程進行評估,以確定流程管理重點和項目實施方案。
對企業(yè)流程現(xiàn)狀的評估通常有以下幾種方法,不過,幾種方法需要綜合運用。為簡便起見,先逐一介紹如下,最后綜合闡述。
問卷法
針對企業(yè)特點設(shè)計問卷內(nèi)容,通常分為流程意識、做事習(xí)慣、例會頻率、溝通方式、常用表格、工作瓶頸描述等,以選擇題為主,描述題為輔。
填寫者應(yīng)具備廣泛的代表性,為保證填寫信息是個人獨立意志的體現(xiàn),通常由專家隨機抽人,然后統(tǒng)一時間集中在同一地點單獨填寫,在規(guī)定時間當(dāng)場交卷。通常不要求填寫者填報姓名,只寫崗位名稱即可,以鼓勵填寫者實話實說。
座談法
座談法分三個層次,即高層、中層和基層員工。
高層逐一訪談,給其充分表達(dá)個人意愿的機會,也便于了解項目的助力或阻力大小。談話主題由專家把控,既與其主管的工作掛鉤,也適時讓其表達(dá)對企業(yè)全面管理的看法。
中層主管視企業(yè)規(guī)模大小決定小組座談或單獨訪談。中層主管訪談的重點在于各橫向聯(lián)系單位的順暢與否、或溝通困難的癥結(jié)所在。座談過程中發(fā)現(xiàn)有全局視野的中層主管可安排單獨訪談,以獲取更多信息。
基層員工多采取小組座談方式,專家提出一個個話題,聽取大家發(fā)言,著重了解他們工作中被動等待或無故浪費的事件和時間節(jié)點,同時聽取他們對改善產(chǎn)品質(zhì)量或提高工作效率的看法。
案卷法
案卷法其實就是專家閱讀企業(yè)成文制度或管理檔案,從中了解企業(yè)管理特點或不足,特別要關(guān)注企業(yè)重復(fù)出現(xiàn)的問題或經(jīng)常發(fā)生的錯誤有哪些,從中很容易找到流程管理改善的突破口。
直觀法
直觀法就是現(xiàn)場走訪,到現(xiàn)場去觀察企業(yè)管理的好壞,獲取第一手材料。通過觀察企業(yè)員工的工作狀態(tài)、精神面貌,觀察現(xiàn)場繁忙程度,觀察現(xiàn)場物品擺放、廠房布置、墻面張貼,并在方便時和現(xiàn)場員工交談。將現(xiàn)場觀察與座談和問卷調(diào)查內(nèi)容相對照,就可以對企業(yè)管理的現(xiàn)狀有一個立體印象。對重點部門可選擇不同的時間點去觀察,以識破應(yīng)付檢查的表面現(xiàn)象。
表單法
表單法就是追蹤企業(yè)現(xiàn)有表格單據(jù)的流轉(zhuǎn)路徑,真實把握企業(yè)現(xiàn)有工作流程的效率高低或瓶頸所在。重點了解現(xiàn)有表單的必要性、便捷性或繁瑣性,同時,尋找有無可替代的方法或路徑。不少企業(yè)表單流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過多、時間過長,不僅造成內(nèi)部信息傳遞遲緩,而且招致不少合作伙伴的投訴,效率自然大打折扣。改進表單的設(shè)計或傳遞就能帶來效率的提升和改進。
項目導(dǎo)入前,流程評估的重點不僅在于把握現(xiàn)行流程的效率、質(zhì)量、服務(wù)和響應(yīng)速度,了解流程優(yōu)化改進的空間,而且還要了解企業(yè)員工特別是管理層的思想狀況,把握流程管理的難點和起點。流程管理真正要起作用,思想觀念的轉(zhuǎn)變必須放在首要位置。沒有觀念變化,就談不上流程優(yōu)化。
因此,對企業(yè)現(xiàn)狀的評估,不能僅僅局限在流程表面,必須深入探究其形成的思想根源。要達(dá)成這一目標(biāo),以上方法必須綜合運用。專家組最后必須對其進行統(tǒng)計分析,然后以調(diào)研診斷報告的方式呈現(xiàn)給企業(yè)管理層決策。也就是說這份調(diào)研診斷報告,既有數(shù)量統(tǒng)計,也有案例分析,既有主觀判斷,也有客觀事實,對企業(yè)下一步實施流程管理的重點就能準(zhǔn)確把握。有了對企業(yè)流程現(xiàn)狀的全面評估,流程重組或優(yōu)化的方案就能做到有的放矢。
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